3 Cuantificación y medición en los Procesos - El cómo de la medición
La literatura actualmente disponible sobre el diseño y la construcción de indicadores presenta diversas perspectivas a partir de las cuales es posible extraer algunos subgrupos de indicadores: indicadores de insumos, indicadores de proceso, indicadores de productos, indicadores de resultados, indicadores de impacto, indicadores de eficacia, indicadores de eficiencia, indicadores de efectividad, indicadores de economía, indicadores ambientales, indicadores de satisfacción, indicadores de monitoreo, seguimiento o cumplimiento, entre otras perspectivas hacen parte del abanico de posibilidades que con frecuencia se observa al hablar de indicadores en el ámbito de los procesos y de los sistemas de calidad (DANE 2013, DAFP 2015, SEPLANDES 2013, CONEVAL 2013, COGUI, DNP 2009).
No obstante, ninguna guía o documento conceptual hace referencia, por ejemplo, si son de la misma naturaleza los indicadores de insumos que los indicadores de eficiencia o los indicadores que hacen seguimiento al cumplimiento de una meta en el marco de un proceso respecto de los dos tipos de indicadores antes mencionados.
Desde la perspectiva de la medición, en la Universidad Nacional de Colombia, para garantizar un adecuado control y funcionamiento de los procesos se propone la necesidad de recurrir a tres subtipos de cuantificaciones y mediciones: las estadísticas, los indicadores estadísticos y los indicadores de gestión. Aunque en la actualidad estos tipos de medidas son etiquetados bajo el rótulo de “indicadores”, como se expone en el marco conceptual orientador para la medición institucional, existen consideraciones estadísticas, metodológicas, históricas y técnicas que ameritan su separación.
3.1 Estadísticas
Las estadísticas son cifras de interés social e institucional las cuales se caracterizan, en el ámbito de lo público, principalmente por: ser construidas a partir de información poblacional disponible en registros administrativos y censos o inferida a través de estimaciones provenientes de muestras probabilísticas o no probabilísticas; permitir caracterizar/desagregar temporalmente, temáticamente y geográficamente rasgos de interés de los individuos que conforman las poblaciones o muestras de interés; hacer uso conceptos, estándares y nomenclaturas internacionales, nacionales e institucionales que favorezcan su interpretación y comparación; estar conformadas por cifras agregadas de naturaleza descriptiva derivadas de conteos o de mediciones; representar el presente y el pasado a través de la disposición de series de tiempo; ser susceptibles de ser representadas de manera tabular y gráfica (visualización); estar orientadas y delimitadas por normas; ser fácilmente interpretables y accesibles a través de múltiples mecanismos de disposición y divulgación; ser inclusivas; ser construidas a través de un proceso estadístico y finalmente, a partir de la comparación entre e intra poblaciones de las cifras agregadas, facilitar la creación de indicadores estadísticos.
Ejemplo. Personal administrativo que soporta un proceso:
La caracterización del personal administrativo que soporta un procesos hace parte de las estadísticas asociadas a un proceso y en específico a los insumos disponibles en el ejercicio del mismo por las siguientes razones: este tipo de mediciones se deben de realizar de manera periódica a lo largo del tiempo, exigen el uso de estándares internos de la Universidad para su clasificación, se pueden desagregar temáticamente (sexo, máximo nivel de escolaridad, tipo de vinculación, antigüedad, edad, etc.), se pueden construir a partir de los registros administrativos disponibles en SARA (personal de planta) y QUIPU (contratistas) y desde luego no requieren, desde una perspectiva metodológica una fórmula para su construcción.3.2 Indicadores Estadísticos
Los indicadores estadísticos conservan, en términos generales, los mismos atributos que las estadísticas, pero a diferencia de estas, este tipo de mediciones requieren de un trabajo técnico de mayor complejidad que el exigido en las estadísticas. Este tipo de mediciones sí requieren de fórmulas o de procedimientos metodológicos para efectos del cálculo de la medida de interés y pueden ser de naturaleza simple como las tasas, las razones y las proporciones o complejos como los índices y las escalas.
Ejemplo. Medición de la eficiencia de un proceso.
La eficiencia de un proceso es un constructo teórico; es decir, este no puede ser medido, como la edad de una persona, a través de un único indicador. Su medición exige la construcción de indicadores estadísticos que miden relaciones generalmente entre los insumos y los productos obtenidos en el marco de un proceso. Un indicador estadístico de eficiencia, en el marco de un proceso, podría ser: la razón obtenida entre el total de productos producidos por un proceso y el tiempo empleado en la construcción de dichos productos, cuya fórmula tendría la siguiente apariencia:
\[EP_j=\frac{\sum\limits_{i=1}^n p_{ij}}{\sum\limits_{i=1}^n t_{ij}}\]
En donde \(EP_j\) representa la medición del indicador estadístico de eficiencia deseada en el momento j, \(p_{ij}\) la cantidad de producto i obtenido en el momento j, \(t_{ij}\) representa el tiempo empleado para producir el producto i al momento j y n representa el total de productos producidos.3.3 Indicadores de Gestión (Cumplimiento)
Los indicadores de gestión, a diferencia de las estadísticas y los indicadores estadísticos, se caracterizan porque miden el cumplimiento de una expectativa o apuesta de futuro (meta) asociada a una política institucional o apuesta propuesta en el marco de un proceso. Para su construcción y medición se requiere la disposición de líneas de base y, dependiendo del tipo de meta a ser monitoreada, pueden ser de diferentes tipos: flujo, acumulación, capacidad, reducción, reducción por periodo, stock. Los elementos que constituyen los indicadores de gestión o cumplimiento difieren de manera significativa respecto de los constitutivos de las estadísticas y los indicadores estadísticos. Por ejemplo, estos no hacen uso de desagregaciones temáticas, no requieren de estándares, no poseen series de tiempo en razón a que están acotados en el tiempo, etc. En este sentido, se puede decir que mientras las estadísticas y los indicadores estadísticos se soportan en la disciplina estadística, los indicadores de gestión o de cumplimiento carecen de naturaleza “estadística”.
A continuación, se presenta una descripción detallada de cada uno de los tipos de indicadores de gestión existentes haciendo uso para ello de la tipología propuesta en el año 2014 por el Departamento Nacional de Planeación DNP en la “Guía metodológica para el seguimiento y la evaluación a políticas públicas”
3.3.1 Indicadores de Flujo
Miden aquellas actividades o acciones de un proceso administrativo que se repiten periodo a periodo sin que los resultados de un momento de medición intermedio afecten los resultados finales. Este tipo de indicador exige de los procesos la definición de una meta final la cual se aspira cumplir en un determinado momento del tiempo -generalmente un año dadas las vigencias fiscales- así como la creación de n metas acumulativas al interior del periodo de tiempo definidos para el cumplimiento de la meta global. El logro del periodo está determinado por el desempeño alcanzado en el último momento de medición. En la Figura 3 se representa gráficamente este tipo de indicadores, así mismo, las fórmulas asociadas a este indicador son:
\[\text{Avance periodo } (\%) = \frac{UD}{MP} \times 100\]
\[\text{Avance final } (\%) = \frac{UC}{MF} \times 100\]
\(UD\): último dato acumulado disponible
\(UC\): último dato acumulado global disponible
\(MP\): Meta del periodo
\(MF\): Meta final
Figura 3.1: Representación gráfica de un indicador de flujo. Fuente: Guía metodológica para el seguimiento y la evaluación a políticas públicas (Pág. 24 y 25)
3.3.2 Indicadores de Acumulación
Miden aquellas actividades o acciones que se repiten periodo a periodo al interior de un proceso administrativo sin que los resultados de un periodo afecten los del otro. Este tipo de indicador exige de los procesos la definición de una meta final la cual se aspira cumplir en un determinado momento del tiempo (generalmente un año dadas las vigencias fiscales) así como la creación de n metas no acumulativas al interior del tiempo definido para el cumplimiento de la meta global. En pocas palabras, las metas definidas para cada momento de medición a lo largo del periodo de tiempo tienen como línea base 0 y el resultado del avance de la meta final es igual la suma de los resultados obtenidos en los diferentes periodos. En la Figura 4 se representa gráficamente este tipo de indicadores, así mismo, las fórmulas asociadas a este indicador son:
Las fórmulas asociadas a este tipo de indicador son:
\[\text{Avance periodo } (\%) = \frac{UD}{MP} \times 100\]
\[\text{Avance final } (\%) = \frac{\sum UD}{MF} \times 100\]
\(UD\): último dato acumulado disponible
\(MP\): Meta del periodo
\(MF\): Meta final
Figura 3.2: Representación gráfica de un indicador de acumulación. Fuente: Guía metodológica para el seguimiento y la evaluación a políticas públicas (Pág. 24 y 25)
3.3.3 Indicadores de capacidad
Este tipo de indicador de gestión administrativa mide la cantidad de resultados o productos obtenidos por un proceso en un periodo de tiempo, centrando su interés en la medición del avance alcanzado entre un punto de partida dado conocido como línea de base2 y punto de llegada o meta esperada. El valor de la línea de base equivale al existente en el proceso al momento de proponer la meta final que se aspira alcanzar durante un periodo de tiempo el cual, dado el principio de anualidad de la gestión pública, se espera no sobrepase el año. En la Figura 5 se representa gráficamente este tipo de indicadores, así mismo, las fórmulas asociadas a este indicador son:
\[\text{Avance periodo } (\%) = \frac{UD-LB}{MP-LB} \times 100\]
\[\text{Avance final } (\%) = \frac{UD-LB}{MF-LB} \times 100\]
\(UD\): último dato acumulado disponible
\(LB\): Línea o valor de base
\(MP\): Meta del periodo
\(MF\): Meta final
Figura 3.3: Representación gráfica de un indicador de capacidad. Fuente: Guía metodológica para el seguimiento y la evaluación a políticas públicas (Pág. 24 y 25)
3.3.4 Indicadores de reducción
Mide los esfuerzos que realiza un proceso administrativo por disminuir un resultado negativo que se tiene en una fecha determinada el cual puede estar afectando el comportamiento su comportamiento. Los avances medidos a través de este indicador están dados por la reducción continúa experimentada a partir de una línea base existente al momento de la construcción del indicador y de la definición de la meta final que se espera alcanzar una vez se haya agotado el tiempo definido para su cumplimiento. En la Figura 6 se representa gráficamente este tipo de indicadores, así mismo, las fórmulas asociadas a este indicador son:
\[\text{Avance periodo } (\%) = \frac{LB-UD}{LB-MP} \times 100\]
\[\text{Avance final } (\%) = \frac{LB-UD}{LB-MF} \times 100\]
\(UD\): último dato acumulado disponible
\(LB\): Línea o valor de base
\(MP\): Meta del periodo
\(MF\): Meta final
Figura 3.4: Representación gráfica de un indicador de reducción. Fuente: Guía metodológica para el seguimiento y la evaluación a políticas públicas (Pág. 24 y 25)
3.3.5 Indicadores de reducción por periodo
Mide los esfuerzos que realiza un proceso administrativo por disminuir un valor que se tiene en una fecha determinada en el cual, a diferencia de los indicadores de reducción, los avances en la reducción deseada se alcanzan de manera acumulativa a través de momentos intermedios de medición buscando que al final se logre la meta de reducción general deseada. Este tipo de indicadores requieren por parte de los procesos la definición de tantas líneas de base y metas intermedias como momentos intermedios de cumplimiento y monitoreo se hayan propuesto. En la Figura 7 se representa gráficamente este tipo de indicadores, así mismo, las fórmulas asociadas a este indicador son:
\[\text{Avance periodo } (\%) = \frac{\sum\limits_{t=1}^n t \frac{LB}{n}-UD}{\sum\limits_{t=1}^n t \frac{LB-MP}{n}} \times 100\]
\[\text{Avance periodo } (\%) = \frac{\sum\limits_{t=1}^n t \frac{LB}{n}-UD}{\sum\limits_{t=1}^n t \frac{LB-MF}{n}} \times 100\]
\(UD\): último dato acumulado disponible
\(LB\): Línea o valor de base
\(MP\): Meta del periodo
\(MF\): Meta final
\(n\): Periodos de evaluación
Figura 3.5: Representación gráfica de un indicador de reducción de periodo. Fuente: Guía metodológica para el seguimiento y la evaluación a políticas públicas (Pág. 24 y 25)
3.3.6 Indicadores de stock
Mide los esfuerzos de un proceso administrativo por mantener / conservar un resultado que se tiene en un momento determinado del tiempo. Para este tipo de indicador, la línea de base corresponde al resultado observado al momento de definir las metas, así mismo, la meta deseada dado el objetivo buscado es igual al valor de la línea de base. Dada la correlación que existe entre el crecimiento de los recursos financieros disponibles para el funcionamiento de una entidad pública y la definición y cumplimiento de metas en el ámbito de un proceso administrativo, es usual encontrar un número importante de indicadores de gestión de stock al interior de los procesos. Mientras no existan los recursos necesarios para la definición y cumplimiento de nuevas metas, lo usual por parte de los procesos es mantener los resultados actuales alcanzados. En la Figura 8 se representa gráficamente este tipo de indicadores, así mismo, las fórmulas asociadas a este indicador son:
\[\text{Avance periodo } (\%) = \frac{UD}{MP} \times 100\]
\[\text{Avance final } (\%) = \frac{UD}{MF} \times 100\]
\(UD\): último dato acumulado disponible
\(MP\): Meta del periodo
\(MF\): Meta final
Figura 3.6: Representación gráfica de un indicador de stock. Fuente: Guía metodológica para el seguimiento y la evaluación a políticas públicas (Pág. 24 y 25)
La definición de las líneas de base en el marco de los indicadores de gestión de los procesos debe basarse, en el marco de las posibilidades, a partir del comportamiento observado en las estadísticas e indicadores estadísticos del proceso.↩