5 Gestión estadística de los procesos
A lo largo de los 4 capítulos que hasta ahora se han expuesto y que son parte constitutiva de los presentes lineamientos, se han presentado los diferentes componentes que a juicio de la Universidad y al interior de esta, del Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia – SIGA y de la Oficina Nacional de Estadística, se encuentran inmersos en el escenario del monitoreo de los procesos administrativos institucionales a través del uso de mediciones. En el Capítulo 1 se expusieron las consideraciones generales que deben ser tenidas en cuenta a la hora de hacer uso del presente documento; en el Capítulo 2, se caracterizó a los procesos los cuales corresponden al qué de la medición de estos lineamientos; en el Capítulo 3 se presentaron las estadísticas, los indicadores de gestión o cumplimiento y los indicadores estadísticos como los mecanismos de cuantificación y medición institucional que se encuentran inmersos dentro del monitoreo de los procesos haciendo uso de mediciones y finalmente, en el Capítulo 4, se presentaron los diferentes ámbitos de la medición que deben ser abordados a la hora de implementar un sistema de monitoreo y seguimiento numérico en el marco de los procesos institucionales.
A continuación, se presentan la forma detallada como se considera debe ser gestionada la construcción de estadísticas e indicadores en el contexto de los procesos que conforman el SIGA. Una adecuada gestión en el monitoreo de un proceso haciendo uso de estadísticas e indicadores es la consecuencia del reconocimiento de un trabajo que debe desarrollarse en fases debido a la existencia de diversos ámbitos de monitoreo y seguimiento los cuales a su vez hacen uso de diversos instrumentos de cuantificación y medición. Para cumplir con este propósito, la gestión estadística en el contexto de los procesos implica, como se ilustra en la Figura 12, el desarrollo de dos fases dentro de las cuales se hace uso de estadísticas, de indicadores de gestión o cumplimiento o de indicadores estadísticos. Las estadísticas y los indicadores estadísticos, como se ilustrará, difieren significativamente en sus requisitos así como en la forma como estos deben ser gestionados respecto de los indicadores de gestión.
A continuación se presenta de manera detallada la forma como deben desarrollarse las dos fases de construcción de estadísticas e indicadores de un proceso así como los requisitos que deben cumplir los tres tipos de mediciones propuestas.
| Fase | Ámbito de medición | Instrumento de cuantificación o medición requerido |
|---|---|---|
| Fase I | Cadena de valor | Estadísticas |
| Eficacia | Indicadores de gestión o cumplimiento | |
| Fase II | Eficiencia | Indicadores estadísticos |
Fuente: Oficina Nacional de Estadística
5.1 Gestión de los ámbitos de cuantificación y medición
Como se puede deducir a partir de lo expuesto en la Figura 12, la madurez en el monitoreo de un proceso haciendo uso de estadísticas e indicadores es un estado que se alcanza en el mediano y largo plazo. Por ello, en la Universidad Nacional de Colombia de Colombia y en específico en el contexto del Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia – SIGA, se propone que el mismo de desarrolle en dos fases.
5.1.1 Fase I
La primera fase que un proceso debe implementar en el marco de una apuesta que hace uso de la medición como mecanismo de monitoreo de su hacer implica la consolidación y disposición de las estadísticas asociadas a la cadena de valor así como la construcción y disposición de los indicadores de gestión o eficacia asociados a los mismos. Las estadísticas de la cadena de valor, como se ilustró en la Figura 9, pueden ser de tres tipos: de insumo, de actividades o de productos y resultados; así mismo, los indicadores de gestión pueden ser diversos tipos: flujo, acumulación, capacidad, reducción, reducción por periodo y stock.
5.1.2 Fase II
Una vez un proceso ha superado y ha consolidado la primera fase de medición, este se encuentra en capacidad de abordar la segunda fase propuesta. Esta fase, como se ilustra en las figuras 11 y 12, implica la medición de la eficiencia en el uso de los recursos disponibles para la obtención de los productos y resultados recurrentes así como para el cumplimiento de las metas propuestas. El ámbito de la eficiencia, a diferencia del de la cadena de valor y el de la eficacia, implica el uso de indicadores estadísticos los cuales, como se expuso en el Capítulo 3, pueden ser de naturaleza simple como las tasas o razones o altamente “complejos” como los índices y las escalas.
Sin importar el ámbito de medición que se encuentre en desarrollo, estos implican el uso de uno de tres posibles tipos de instrumentos de medición: las estadísticas, los indicadores estadísticos o los indicadores de gestión o cumplimiento. Los requisitos exigidos para la construcción de estadísticas e indicadores estadísticos guardan grandes similitudes por lo que estos se gestionan de manera semejante, en contraste, los indicadores de gestión o cumplimiento, dadas sus características, se gestionan de manera diferente a los otros dos instrumentos de medición. A continuación se presentan los requisitos exigidos para la construcción y uso de estos tres tipos de instrumentos de medición en el marco del SIGA en la Universidad Nacional de Colombia.
5.2 Gestión de estadísticas e indicadores estadísticos
La gestión de las estadísticas en el marco de un proceso y al interior de este, en los ámbitos en los que estas hacen parte constitutiva, implica el desarrollo de un número importante de actividades las cuales están condensadas en cuatro grandes pasos: definición y conformación de la población que soporta las estadísticas (microdatos), consolidación de la información disponible en los microdatos (cifras estadísticas), representación tabular y gráfica de la información estadística (visualización) y definición del mecanismo de disposición y acceso a la información estadística (transparencia).
5.2.1 Consolidación de poblaciones
El primer paso requerido para la consolidación de las estadísticas es la definición y construcción de la población que las contiene. Una población asociada a una estadística está conformada principalmente por un número dado de individuos sobre los que se desea tener información sobre ciertas características de interés conocidas como desagregaciones. Además de las desagregaciones, que pueden ser temporales, geográficas o temáticas, las poblaciones asociadas a las estadísticas exigen, entre otros requisitos, una definición precisa, el uso de estándares que faciliten su comparación, el conocimiento de las fuentes en donde se encuentran los microdatos, las dependencias responsables de los microdatos, las fechas de consolidación y disposición de la información, etc. El proceso de conformación de una población inicia con el diligenciamiento de su respectivo protocolo el cual, además de encontrase disponible para el público, condensa los metadatos asociados a una estadística dada. En el Anexo 1 se presenta el formato de protocolo requerido para la consolidación de las estadísticas en el marco del SIGA.
5.2.2 Consolidación de información agregada
Una vez se cuenta con la información poblacional requerida para la construcción de una estadística o estadísticas, el segundo paso implica la manipulación, trasformación y agregación de la información contenida en los microdatos. La agregación puede ser de dos tipos: conteos o medidas estadísticas derivadas de variables continuas. Los conteos, como su nombre lo indica, cuentan la cantidad de individuos que tienen asociada una clase dentro de una característica o variable dada. Por su parte, las medidas estadísticas son mediciones de tipo descriptivo derivadas de variables continuas las cuales pueden representar principalmente el grado de dispersión, la tendencia central, el apuntamiento o la asimetría observada en la variable o desagregaciones de interés. La consolidación de la información poblacional se logra haciendo uso de un software el cual puede ser de uso común como Excel o especializado como SAS, R, SPSS, etc.
5.2.3 Representación tabular y gráfica
La capacidad que tienen las estadísticas para ser representadas y presentadas de manera tabular y gráfica es el tercer paso requerido en su proceso de construcción. La representación gráfica exige el conocimiento de los diferentes tipos de gráficos existentes para la visualización de la información estadística. Entre los tipos de gráficos o geometrías más utilizadas para visualizar de la información derivada de estadísticas se encuentran: los diagramas de línea, las tortas (pie), los diagramas de barras, los mapas, los histogramas y los diagramas de caja.
5.2.4 Disposición de información
Finalmente, el cuarto y último requisito exigido en el proceso de consolidación y disposición de las estadísticas asociadas a un proceso lo conforman los instrumentos y mecanismos definidos para la presentación y disposición de las cifras contenidas en las estadísticas. Estos pueden ir desde la disposición de las cifras en revistas y boletines hasta su escalamiento y acceso interactivo a través de la web. La disposición de la información estadística a través de la web y su acceso de manera abierta debe ser el fin buscado en el mediano o largo plazo por parte de los procesos institucionales.
5.3 Gestión de los indicadores de gestión o cumplimiento
La definición y consolidación de los indicadores de gestión o cumplimiento en el marco de los procesos, a diferencia de las estadísticas o indicadores estadísticos exige un trabajo especial en donde, como se mostrará a continuación, la exigencias estadísticas y los requerimientos matemáticos juegan un rol secundario. A continuación se describen los cuatro pasos requeridos para la construcción de indicadores de gestión en el contexto de los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia – SIGA.
5.3.1 Definición de metas y líneas de base
El primer requisito exigido para la construcción de indicadores de gestión es la definición de las metas que se propone cumplir un proceso en un determinado periodo de tiempo las cuales, en términos generales y dado el principio presupuestal de anualidad que rige las entidades públicas, tienden a ser anuales. La definición de metas se debe dar a nivel gerencial dentro de un proceso y para ello se deben tener en cuenta aspectos centrales como: el conocimiento actual de la realidad que desea ser cambiada (líneas de base), la disposición de una política que respalde el cumplimiento de dichas metas y la disposición y suficiencia de los recursos humanos, físicos y financieros requeridos para su cumplimiento, principalmente. Así mismo, una vez se han definido las metas que se desean cumplir, los procesos deben evaluar si su cumplimiento será monitoreado a través del uso de indicadores de gestión o a través de un medio alternativo en cuyo caso estos lineamientos no aplican.
5.3.2 Definición de indicadores de gestión
Una vez un proceso ha definido y consensuado las metas que se desea cumplir en un periodo dado de tiempo y se ha verificado que su cumplimiento puede ser monitoreado haciendo uso de indicadores de gestión, el segundo paso consiste en definir el tipo de indicador que será usado. Para el caso de metas ascendentes existen los indicadores de flujo, acumulación y capacidad; para el caso de metas descendentes existen los indicadores de reducción y reducción por periodo y finalmente, para el caso de aquellas metas en las que no se desea crecer ni decrecer, existen los indicadores de stock. En la sección 3.3 del Capítulo 3 se presentaron las diferentes características de estos tipos de indicadores.
5.3.3 Medición y visualización
La medición y visualización tanto periódica como final del avance y logro alcanzado en el cumplimiento de las metas definidas por un proceso es el tercer requisito exigido por los indicadores de gestión. La representación gráfica de los indicadores de gestión, a diferencia de la representación de las estadísticas e indicadores estadísticos, exige el uso de gráficos especiales entre los que se destacan los calibradores (gauge), velocímetros (clock) o gráficos de tiro (bullet graph).
5.3.4 Disposición de información
Finalmente, el cuarto y último requisito exigido en el proceso de consolidación de los indicadores de gestión en un proceso, al igual que las estadísticas e indicadores estadísticos, lo conforman los instrumentos y mecanismos definidos para la presentación y disposición de las mediciones observadas. Estos pueden ir desde la disposición de las cifras en las hojas de vida de los indicadores hasta su disposición y acceso interactivo a través de la web. La disposición de la información estadística a través de la web y su acceso de manera abierta debe ser el fin buscado en el mediano o largo plazo por parte de los procesos institucionales.