2 ¿Qué es un proceso y características de los procesos? - El qué de la medición
A continuación, se presentan algunas características generales sobre la estructura y los elementos que conforman un proceso en el marco del SIGA de la Universidad Nacional de Colombia. Desde luego, esta descripción se concentra en algunos aspectos de interés en el ámbito de la medición institucional de los procesos omitiendo un número importante de características asociadas a los mismos las cuales pueden ser consultadas y estudiadas a partir de la documentación actualmente disponible en las coordinaciones del sistema y en especial en el sitio web http://unal.edu.co/siga.html.
Los procesos, objeto de interés en términos de medición y cuantificación en el presente documento, hacen parte del Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental SIGA de la Universidad Nacional de Colombia. Los orígenes normativos de los sistemas de gestión de la calidad dentro de los que se enmarca el SIGA pueden ser rastreados a nivel externo e interno a través de las siguiente normas: Ley 489 de 1998 por el cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, la Ley 872 de 2003 a través de la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público, el Decreto 4110 de 2004 por medio del cual se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000, el Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015 del Sector de la Función Pública, el Decreto 1499 de 2017 a través del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, la Resolución de Rectoría 1066 de 2007 por medio de la cual se crea el Sistema de Mejor Gestión UN SIMEGE y la Resolución de Rectoría 1602 de 2014 por medio del cual se cambia de denominación a dicho sistema por el de Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia – SIGA.
Según la Norma la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 y sus más reciente referente internacional la ISO 9001 Versión 2015, un proceso es entendido como un “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. Así mismo, según estas normas técnica de calidad, para garantizar un adecuado control y funcionamiento de los procesos institucionales, estos deben disponer de mediciones e indicadores de desempeño.
En la Universidad Nacional de Colombia, como se muestra en la Figura 1, los procesos se agrupan dentro de Macroprocesos cuyas caracterizaciones pueden ser consultadas en el sitio web del SIGA.
Figura 2.1: Mapa de Macroprocesos de la Universidad Nacional de Colombia. Fuente: http://unal.edu.co/siga/
La gestión por procesos en el ámbito de una entidad pública y en específico en el contexto de una universidad se caracteriza por esquematizar y documentar el hacer administrativo que se da de manera regular en su interior. Estos, a diferencia de otras formas de alcanzar resultados institucionales como por ejemplo los proyectos, tienen una característica central que orienta su medición: se ejecutan de manera regular y permanente a lo largo del tiempo; es decir, los procesos administrativos inician, se transforman, se proponen alcanzar metas periódicas, pero no “tienen” fin dado su correlato con el funcionamiento institucional. En este sentido, la medición de los procesos en el contexto público debe contener tanto la regularidad de las acciones existente en su interior como el monitoreo al cumplimiento de las metas las cuales pueden variar a lo largo del tiempo.
A través de un proceso una institución transforma elementos de entrada en salidas. En este sentido, los procesos en la Universidad Nacional de Colombia y probablemente en muchas entidades públicas y privadas del país, pueden ser entendidos, organizados y orientados desde la perspectiva de las cadenas de valor. La cadena de valor en el marco de una entidad o política pública, según la Dirección de Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas SINERGIA del Departamento Nacional de Planeación – DNP, es entendida como una “relación secuencial y lógica entre insumos, actividades, productos y resultados en la que se añade valor a lo largo del proceso de transformación total”1. En este sentido, para el caso de los procesos de la Universidad Nacional y para efectos de su medición, estos deben estar o ser susceptibles de ser caracterizados/organizados en una lógica de cadena de valor según lo expuesto en la Figura 2.
Figura 2.2: Elementos cadena de valor de los procesos. Fuente: Oficina Nacional de Estadística con base en SINERGIA
Como se observa en la Figura 2, a través de los insumos y las capacidades disponibles para el ejercicio de un proceso, una institución y un proceso en particular a través de la ejecución de actividades logra transformar los insumos y las capacidades disponibles en los resultados y productos que este debe alcanzar para garantizar un adecuado funcionamiento administrativo. Así mismo, se espera que estos productos y resultados, en el mediano y largo plazo, permitan impactar a los beneficiarios del proceso.
Para efecto de los indicadores asociados a los procesos que hacen parte del SIGA, en la Universidad Nacional de Colombia se excluye la categoría relacionada con el impacto. Aunque es común encontrar en diferentes guías la intención de construir indicadores de impacto de los procesos, desde la Oficina Nacional de Estadística de la Universidad se considera que el impacto no puede ser medido exclusivamente con indicadores, su construcción puede ser compleja y su estudio se ubica más en un ámbito de la investigación educativa cuyos proceso difiere de la lógica de la construcción de indicadores en los demás ámbitos/eslabones de la cadena de valor (insumos, actividades, productos y resultados).
Guía Metodológica Para el Seguimiento y la Evaluación de Políticas Públicas.↩